Die Mietnebenkosten
Es ist selbstverständlich, dass Mieter:innen für die Mietkosten des Hauses oder der Wohnung aufkommen. Bei den dazugehörigen Nebenkosten (auch Betriebskosten) sieht das ganz anders aus. Da gilt es genauer hinzusehen, wer welchen Anteil der einzelnen Kostenpositionen zu tragen hat. Genau dabei unterstützt Sie unser Ratgeber.
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Mietnebenkosten: vom Vertrag bis zur Klage
Egal, ob Sie eine Immobilie vermieten oder mieten: Sie sollten sich mit den Basics der Nebenkosten befassen, um Abrechnungen zu prüfen, zu optimieren und gegebenenfalls einzuklagen – und dabei immer alle Fristen im Blick zu behalten. Diese Basics und notwendige Details finden Sie in diesem Ratgeber.
Mieten und Kosten
Es gilt grundsätzlich zu unterscheiden zwischen Betriebskosten bei Immobilien, die als Wohnraum genutzt werden und Nebenkosten bei Immobilien, die gewerblich genutzt werden. In diesem Ratgeber geht es um Betriebskosten. Da diese umgangssprachlich auch als "Mietnebenkosten" bezeichnet werden, verwenden wir gleichwertig auch diesen Begriff.
Definition der Betriebskosten laut § 556 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“
Vom Umlegen und Verteilen
Um sich zurechtzufinden in dieser Thematik, sollten einige Grundlagen und Begrifflichkeiten klar sein. Diese wichtigsten Fakten zur Betriebskostenabrechnung haben wir hier in vier kleinen Happen für Sie zusammengefasst:
Betriebskosten umlegen Fakt ist: Es ist nicht gesagt, dass Mieter:innen die Betriebskosten der Wohnung zahlen müssen! Denn Betriebskosten können auf den/die Mieter:innen umgelegt werden, festgelegt ist dies aber nicht. Welche Posten überhaupt umgelegt werden dürfen und welche garantiert nicht erläutern wir separat im Abschnitt Betriebskosten-Umlage.
Warme und kalte Nebenkosten Diese Unterscheidung erklärt sich recht einfach: Heiz- und Warmwasserkosten werden als warme Nebenkosten bezeichnet. Alle übrigen Posten fallen unter die kalten Nebenkosten.
Pauschale oder Vorauszahlung Es ist grundsätzlich freigestellt, ob die Kosten als Pauschale oder als Vorauszahlung geleistet werden müssen. Im Mietvertrag sollte dies klar definiert sein.
Mit einer Betriebskostenpauschale sind sämtliche Mietnebenkosten abgegolten. Das bedeutet, dass der Vermieter bzw. die Vermieterin keine jährliche Abrechnung der Betriebskosten erstellen muss. Damit entfallen sämtliche Ansprüche auf Nachzahlungen – für beide Seiten. Die Abrechnung mittels Betriebskostenpauschale muss ausdrücklich im Mietvertrag festgelegt werden. Darüber hinaus muss genau erläutert sein, welche Posten über die Pauschale abgerechnet werden. Wichtig dabei: Die „warmen Nebenkosten“ dürfen laut Heizkostenverordnung nur anteilig über die Betriebskostenpauschale abgerechnet werden.
Insgesamt ist die Umlage der Mietnebenkosten per Betriebskostenpauschale ist in der Praxis eher unüblich.
Bei einer Vorauszahlung der Betriebskosten werden diese anteilig auf die Mieter:innen umgelegt. Der/die Vermieter:in ist dann verpflichtet, eine jährliche Nebenkostenabrechnung durchzuführen, deren Ergebnis bestimmt, ob die Mieter:innen eine Nachzahlung leisten müssen oder eine Rückzahlung erhalten.
Wichtig dabei: Sind der Heizungs- und Warmwasserverbrauch fernablesbar, muss der/die Vermieter:in nach § 6a der Heizkostenverordnung seit 2022 den Mieter:innen monatlich Informationen über deren Verbrauch zukommen lassen. Ganz genau: den Verbrauch in Kilowattstunden sowie einen Vergleich des Verbrauchs mit dem Vormonat, mit demselben Monat des Vorjahres und mit einem Durchschnittsmieter umfassen.
Die Verteilerschlüssel Wie die Mietnebenkostenabrechnung genau erfolgt, wird anhand von sogenannten Verteilerschlüsseln bestimmt. Grundsätzlich gibt es vier verschiedene Verteilerschlüssel, aus denen der/die Vermieter:in wählt. Spätestens mit der ersten Nebenkostenabrechnung muss die Art des Verteilerschlüssels im Mietvertrag festgelegt werden.
Die Berechnung ist einfach – und genau das ist der Vorteil dieses Verteilerschlüssels. Die gesamte Wohnfläche aller Mietparteien entspricht 100 Prozent der Betriebskosten. Anteilig zur Wohnfläche der jeweiligen Mieteinheit werden die Miet-Nebenkosten dann verteilt.
Für diese Variante muss nachweisbar sein, wie der individuelle Verbrauch exakt aussieht. Logisch! Das wäre zum Beispiel durch einen Wasserzähler pro Mieteinheit möglich. Im Abrechnungsschreiben müssen daher der Gesamtverbrauch, der Einzelverbrauch und die damit entstandenen umlagefähigen Kosten aufgeführt werden. Da dies meist nicht für jeden Posten möglich ist, bleibt dieser Verteilerschlüssel nur eingeschränkt nutzbar.
Sonderregelung: Bei den warmen Nebenkosten ist die verbrauchsbasierte Abrechnung Pflicht! Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass diese zumindest anteilig über den Verbrauch abgerechnet werden müssen. Die Spannweite bei den Heizkosten ist vorgegeben und liegt je nach Dämmung der Wohnung zwischen 50 und 70 Prozent.
Ganz einfach: Die Kosten werden gleichmäßig auf jede Wohneinheit aufgeteilt. Wenn also ein:e Vermieter:in ein Haus mit sechs Parteien vermietet, muss jede Partei ein Sechstel der Mietnebenkosten übernehmen. Wichtig dabei ist, dass dieser Verteilerschlüssel nur für die kalten Nebenkosten angewandt werden darf.
Sonderfall „Ungerechte Verteilung“
Bei diesem Verteilerschlüssel ist naheliegend, dass es zu einer ungerechten Verteilung der kalten Nebenkosten kommen kann. Wenn der Verdacht besteht, dass beispielsweise ein Mieter deutlich mehr Müll produziert oder kaltes Wasser verbraucht, kann der Verteilerschlüssel gekippt werden. Laut § 556a Abs. 3 BGB müssen die Betriebskosten dann anhand der Wohnfläche umgelegt werden.Wenn der/die Vermieter:in die Anzahl der Personen pro Wohneinheit kennt, führt dieser Verteilerschlüssel zu einer gerechten Umverteilung, denn grundsätzlich ist davon auszugehen, dass mehrere Personen einen höheren Verbrauch haben als Ein-Personen-Haushalte – und müssen entsprechend mehr bezahlen. Aber auch hier gilt: Besteht der Verdacht einer ungerechten Verteilung, darf der Schlüssel nicht mehr angewandt werden. Auch dieser Verteilerschlüssel darf nur für die kalten Mietnebenkosten verwendet werden.
Betriebskosten umlegen - oder nicht?
Das Wichtigste zuerst: Es muss im Mietvertrag klar definiert sein, dass, wie und wieviel der Betriebskosten vom Mietenden zu tragen ist. Denn gesetzlich festgelegt ist dazu nichts. Auch wenn im Mietvertrag eine Vereinbarung getroffen wurde, können das nicht beliebig viele Kosten sein.
Die Betriebskostenverordnung zählt insgesamt 16 Positionen an Nebenkosten auf sowie die Ziffer 17 für „sonstige Betriebskosten“, die Freiraum gibt für weitere Posten. Es muss im Vertrag genau geregelt sein, was darunter zu verstehen ist: eine Sauna im Haus zum Beispiel, die Dachrinnenreinigung oder Prüfgebühr für Feuerlöscher.
Übersicht zu den umlegbaren Betriebskosten
Wasser und Wärme
Wasserversorgung, Abwassergebühr für Schmutzwasser und Niederschlagswasser*
gemeinschaftlich genutzte Waschküche, Heizung
Elektrizität und Netz
Aufzug, Beleuchtung in gemeinschaftlich genutzten Räumen sowie Allgemeinflächen, gemeinschaftliche Antennenanlage, Breitbandnetzbetrieb (wenn die Mieter:innen keinen eigenen Vertrag abgeschlossen haben)
Gebäude- und Grundstückspflege
Straßen- und Gebäudereinigung, Schneeräumung, Müllbeseitigung, Gartenpflege, Ungezieferbekämpfung, Pflege von Allgemeinflächen, Kosten Hausmeister:in, Schornsteinreinigung
Steuern und Versicherungen
Grundsteuer, das Gebäude betreffende Sach- und Haftpflichtversicherungen
sonstige Betriebskosten
Bspw. Sauna oder Schwimmbad
Übersicht zu den nicht umlegbaren Betriebskosten
Mietvertragsrechtlich sind Vermieter:innen verpflichtet, den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Mietobjekts zu gewährleisten. Ist die Heizung defekt, müssen sie diese reparieren lassen und die Kosten selbst tragen.
Auch diese haben den Zweck, den vertragsgemäßen Gebrauch des Mietobjekts zu gewährleisten. Wird die Fassade neu gestrichen, dient dies der Instandhaltung. Diese ist ebenso wie die Reparatur Sache der Vermieter:innen und nicht umlagefähig.
Verwaltungskosten sind Aufwendungen, die Vermieter:innen für Personal und Einrichtungen zur Verwaltung des Mietobjekts benötigen. Das geht die Mieter:innen nichts an und gehört daher nicht die Betriebskostenabrechnung. Auch Kosten für eine:n Hausverwalter:in (nicht Hausmeister:in!) sind übrigens Verwaltungskosten.
Ist eine einzelne Wohnung nicht vermietet und steht leer, gehen die dafür anfallenden Nebenkosten ausschließlich zulasten des/der Vermieter:in.
Auch das sind nicht umlagefähige Betriebskosten, da sie der Verwaltung dienen und vorwiegend im Interesse der Vermieter:innen aufgewendet werden. Dazu gehören auch Kontoführungsgebühren und Zinsen.
Aufwendungen für den Betrieb des Aufzugs sind umlagefähige Nebenkosten, und zwar auch für im Erdgeschoß wohnende Mieter, die den Aufzug nicht nutzen (BGH VIII ZR 103/06).
Hier wird es etwas komplexer: Wenn der Hausmeister (Eigene Position der Betriebskosten) für den Garten zuständig ist, darf die Gartenpflege nicht zusätzlich abgerechnet werden. Neupflanzung von Blumen oder Rasen können auf die Mietenden umgelegt werden, nicht aber die Pflanzung einer Hecke (statt eines Zauns). Feinheiten wurden schon häufig vor Gericht geklärt.
Die Kosten für den Hausmeister sind umlagefähig. Mit seinem Lohn sind kleinere Reparaturarbeiten oder Dienstleistungen abgegolten. Beauftragt der/die Vermieter:in jedoch eine Wach- und Schließgesellschaft, können diese Kosten nicht umgelegt werden (OLG Düsseldorf, DWW 91, 283).
Muss diese regelmäßig durchgeführt werden (z.B. weil viele hohe Bäume in der Nähe stehen), können die Reinigungskosten umgelegt werden. Handelt es sich um eine einmalige Reinigung – akut nach einem Unwetter zum Beispiel – sind die Kosten nicht umlagefähig.
Gewerberäume und Wohnungen müssen getrennt abgerechnet werden. Befindet sich in der Immobilie ein Gewerbe, dürfen Vermieter:innen die Versicherungsanteile und die Grundsteuer für dieses Gewerbe nicht an die Wohnungsmieter weitergeben (LG Lübeck, WM 89, 83).
Gewerberäume und Wohnungen müssen getrennt abgerechnet werden. Befindet sich in der Immobilie ein Gewerbe, dürfen Vermieter:innen die Versicherungsanteile und die Grundsteuer für dieses Gewerbe nicht an die Wohnungsmieter weitergeben (LG Lübeck, WM 89, 83).
Versicherungskosten, wie z.B. Mietausfall-, Reperarturkosten-, Rechtsschutzversicherung
Zinsabschlagssteuer auf Instandhaltungsrücklagen
Zinsen für ein Darlehen zum Einkauf von Heizöl
Wartungskosten für die Klingesprechanlage
Prozesskosten des Vermieters für Mietzahlungsklagen gegen säumige Mieter:innen
Kosten der Zwischenstandsabrechnung bei einem Aus- oder Einzug
Einmalige Schädlingsbekämpfung
Anschaffung von Gartengeräten (teils streitig)
Fassadenreinigung
Baumfällen, wenn der Baum erkennbar morsch ist und aufgrund behördlicher Vorgabe gefällt werden muss (LG Berlin, Az. 64 S 365/87)
Erbpachtzinsen des Vermieters an den Grundstückseigentümer
Installation von Feuerlöschers (Wartungskosten sind umlagefähig)
Mietnebenkostenprüfung
Abrechnungen prüfen - immer gut
Im komplexen Feld der Betriebskostenabrechnung können, wie bei allen Abrechnungen, Fehler passieren – auf beiden Seiten. Wir haben eine Checkliste erstellt, mit der Sie als Mieter:in wie auch Vermieter:in die Kostenabrechnung abgleichen können: Es sind 13 Punkte, die es für eine korrekte Betriebskostenabrechnung zu beachten gibt.
Vorher: Fristen checken
Bevor Sie ins Detail gehen, empfehlen wir, die wichtigste Frage zu klären: Sind alle Fristen eingehalten worden? Denn, landet die Abrechnung zum Beispiel verspätet im Briefkasten der Mieter:innen, sind diese nicht mehr zwingend verpflichtet, zu zahlen.
Nachher: Widerspruch einlegen
Sie haben alles eingehend geprüft, bewegen sich innerhalb der Fristen und möchten nun Widerspruch einlegen, die Betriebskostenabrechnung einfordern oder deren Erstattung einklagen. Nutzen Sie dazu am besten unsere Musterformulare im Downloadbereich.
Wichtig ist dabei, dass Sie offene Rechnung in jedem Fall begleichen. Denn für den Fall, dass der Widerspruch abgelehnt wird, würden dann zusätzliche Verzugszinsen auf Sie zukommen. Diese „Zahlung mit Vorbehalt“ geben Sie auch auf Ihrem Widerspruchsschreiben an.
Immer wieder wichtig: Fristen einhalten
Bei vertragsrechtlichen Klärungen spielen Fristen immer eine wichtige Rolle. Versäumte Fristen sind – neben falsch angewendeten Verteilerschlüsseln – auch der häufigste Fehler bei der Mietnebenkostenabrechnung. Im Zusammenhang mit Betriebskosten gibt es zwei wichtige Fristen zu beachten:
Frist für den Eingang der Betriebskostenabrechnung beim Mietenden
Vermieter:innen müssen innerhalb eines Jahres nach Beendigung der Abrechnungsperiode die Betriebskostenabrechnung erstellen und den Mietern bzw. Mieterinnen zukommen lassen. Die Abrechnungsperiode entspricht dabei nicht zwangsläufig dem Kalenderjahr.
Mietnebenkostenprüfung
Wichtig: Kommt die Betriebskostenabrechnung verspätet an, muss der/die Mieter:in die Nachzahlung nicht mehr zwingend leisten – eine Gutschrift jedoch bekommt er/sie in jedem Fall ausbezahlt: Das Urteil AZ VII ZR 94/05 legt diesen Rückforderungsanspruch der Mietenden fest. Grundsätzlich ist zu beachten, dass Vermieter:innen immer einen Grund für eine (schuldhafte) Fristversäumung nachweisen muss. Wenn die Frist „nicht schuldhaft“ versäumt wurde, z.B. weil der Stromanbieter verzögert abrechnet, sollten Vermieter:innen zumindest eine vorläufige Betriebskostenabrechnung ausstellen.
Frist für Ihren Widerspruch zur Betriebskostenabrechnung
Ganz einfach: Die Frist lautet 12 Monate. Wenn Sie also inhaltliche Fehler in der Abrechnung entdecken, muss Ihr schriftlicher Widerspruch laut § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB innerhalb von 12 Monaten ab Zugang der Abrechnung beim Vermietenden eingehen. Das Ganze per Einschreiben zu schicken, macht im Streitfall den Nachweis leichter. Für formelle Fehler, wie z.B. ein fehlerhafter Abrechnungszeitraum, gibt es keine Frist.
Kosten und Regelungen auf einen Blick
In dieser 13 Punkte-Checkliste finden Sie alle genannten Faktoren nochmals im Überblick, jeweils verlinkt zu den Erläuterungen im Ratgeber. Für eine korrekte Betriebskostenabrechnung für alle Beteiligten.
Checkliste Betriebskostenabrechnung: Prüfen Sie selbst.
Anhand dieser Checkliste können Mieter:innen wie auch Vermieter:innen prüfen, ob die Betriebskostenabrechnung korrekt erstellt wurde. Gehen Sie dazu einfach die 13 Fragen durch:
Die Nebenkostenabrechnung darf nur Positionen enthalten, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Der Hinweis „Der Mieter trägt die Nebenkosten“ genügt nicht. Weitgehend akzeptiert wird der Verweis im Mietvertrag auf die II. Berechnungsverordnung Anlage 3 zu § 27 I oder seit 2004 auf die Betriebskostenliste in § 2 der Betriebskostenverordnung. Idealerweise sind die umlagefähigen Nebenkosten einzelnen im Mietvertrag bezeichnet.
Im besten Fall sind alle fälligen Mietnebenkosten im Vertrag konkret genannt. Findet sich im Mietvertrag keine entsprechende Vereinbarung, darf der/die Mieter:in jegliche Zahlung verweigern.
Die vereinbarten Nebenkosten können nur im Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten abgerechnet werden (§ 556 III 1 BGB). Maßgebend ist die vereinbarte Abrechnungsperiode, die sich am Beginn des Mietverhältnisses oder am Kalenderjahr orientieren kann.
Abgerechnet werden kann grundsätzlich nur, was innerhalb der Abrechnungsperiode angefallen ist (Leistungsprinzip). Erlaubt ist jedoch auch die Nachberechnung verspätet eingehender Kostenrechnungen (Abflussprinzip).Der/die Vermieter:in ist verpflichtet, die abgelaufene Abrechnungsperiode innerhalb von zwölf Monaten abzurechnen (§ 556 III 2 BGB). Postlaufzeiten sind einzukalkulieren.
In unserem Ratgeber finden Sie einen Link zur Fristprüfung sowie weitere Details zu den wichtigsten Fristen.Der/die Vermieter:in ist verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung übersichtlich darzustellen, sodass diese auch von Laien geprüft und nachvollzogen werden kann. Es ist anzugeben, welche Kostenarten in welcher Höhe angefallen sind und wie sich diese unter den Mieter:innen aufteilen.
Es stehen vier Verteilerschlüssel zur Wahl – der gewählte Verteilerschlüssel (bzw. eine Kombination aus mehreren) muss im Mietvertrag festgesetzt sein. Fehlt im Mietvertrag diese Angabe zum Verteilerschlüssel, muss der/die Vermieter:in nach Quadratmetern der Wohnfläche abrechnen.
Basis dafür ist die Jahresrechnung der Energieversorger. Wichtig für die Abrechnung der warmen Nebenkosten sind folgende Punkte:
Es sollten alle mit dem Betrieb der Heizung anfallenden Kosten aufgelistet werden (Wartungskosten, Öltankreinigung, Schornsteinfeger).
Die Abrechnung muss erkennen lassen, wie viele Anteile der Kosten über einen verbrauchsabhängigen und wie viele über einen verbrauchsunabhängigen Schlüssel erfasst werden: Nach der Heizkostenverordnung müssen mindestens die Hälfte, höchstens aber 70% der Heizkosten, verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Die Betriebsstromkosten dürfen nicht höher als 7% und die Wartungskosten nicht höher als 5% der Brennstoffkosten sein.
Die Warmwasserkosten berechnen sich aus der Kaltwassermenge und dem Kostenanteil für die Erwärmung. Der individuelle Anteil ist über einen Wohnungszähler zu erfassen.
Befindet sich im Haus eine Sauna oder ein Schwimmbad, durch das nutzungsbedingt eine hoher Wärme- oder Warmwasserverbrauch anfällt, muss der Verbrauch gesondert erfasst werden.
Es dürfen nur die in der Betriebskostenverordnung bezeichneten Betriebskosten auf die Mietenden umgelegt werden. Umlagefähige Betriebskosten sind „regelmäßig wiederkehrende Kosten, die im Zusammenhang mit der Unterhaltung der Immobilie anfallen.“ Details zur Umlage von Betriebskosten finden Sie in unserem Ratgeber.
Wechselt eine Mietpartei im Laufe des Abrechnungsjahres, muss der verbrauchsabhängige Kostenanteil durch eine Zwischenablesung ermittelt werden. Die übrigen Mietnebenkosten sind anhand der Aus- und Einzugsdaten festzustellen.
Zeiten des Leerstands zwischen zwei Vermietungen gehen zu Lasten der Vermietenden und dürfen nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden.
Vermieter:innen müssen auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten. Als Vergleichsmaßstab für die Wirtschaftlichkeit der Mietnebenkosten können Mietende den jährlich erscheinenden Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes heranziehen.
Preissprünge in der Abrechnung sollten nachvollziehbar sein. Verdoppeln sich zum Beispiel die Hausmeisterkosten, muss dies Gründe haben.
Mietende haben ein Einsichtsrecht und dürfen Originalbelege einfordern, einsehen und kopieren. Vermietende wiederum dürfen diesen Service (Anfertigen und Versenden der Kopien) verrechnen.
Logisch: Falls die Mieter:innen Vorauszahlungen getätigt haben, ist die bei der finalen Abrechnung zu berücksichtigen. Vorauszahlungen für das nächste Abrechnungsjahr müssen sich im Rahmen der Kostenbelastung des Vorjahres halten.
Mietnebenkostenprüfung
Musterformulare rund um die Betriebskostenabrechnung zum Download
Wohnen und wohnen lassen - Nebenkosten inklusive
Dieser Ratgeber zeigt alle Details auf, die es bei der Abrechnung der Mietnebenkosten zu beachten gibt – und verdeutlicht damit auch, wie komplex diese ist. Es ist an der Tagesordnung, dass hier Fehler passieren. Eine regelmäßige Prüfung ist daher ratsam, auch für ein langfristig gutes Verhältnis zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen.