Forderungsmanagement für Unternehmen: Offene Forderungen sichern – MEINRECHT

Offene Forderungen eintreiben: Das können Unternehmen tun.

Die Leistung ist erbracht, die Rechnung geschrieben – aber der/die Kund*in zahlt nicht? Gerade für kleine und mittlere Unternehmen können Zahlungsausfälle schnell zum Problem werden. Denn: Zwar zählt eine Forderung zum Aktiva – aber das Geld landet dadurch nicht automatisch auf Ihrem Konto – und das wirkt sich negativ auf die Liquidität Ihres Unternehmens aus. In unserem Ratgeber erklären wir Schritt für Schritt, was Sie bei unbezahlten Rechnungen tun können.

Forderungsservice

Das Wichtigste in Kürze:

  • Eine Forderung ist ein Anspruch auf eine Zahlung oder eine Leistung.

  • Die Forderung entsteht in der Regel durch Vertrag.

  • Eine Forderung kann eingetrieben werden, wenn sie unter anderem fällig ist, nicht verjährt und keine Einwände gegen die Leistung bestehen.

  • Verbraucher*innen geraten in der Regel Verzug, wenn sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungserhalt und Verzugshinweis zahlen.

  • Bei Verbraucher*innen dürfen Verzugszinsen in Höhe von maximal fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz erhoben werden.

  • Eine Mahnung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen notwendig.

  • Forderungen verjähren in der Regel innerhalb von drei Jahren.

  • Wenn der/die Schuldner*in nicht zahlt, können Sie ein Mahnverfahren einleiten, ein Inkasso-Büro beauftragen oder Klage erheben.

Was ist eine Forderung?

Forderung: Der Anspruch auf Bezahlung

Eine Forderung ist ein Anspruch des/der Gläubiger*in auf eine Leistung oder eine Zahlung gegen den/die Schuldner*in. Die Forderung entsteht immer dann, wenn Sie als Unternehmer oder Unternehmerin eine Ware geliefert oder eine Leistung erbracht haben, die Bezahlung aber noch aussteht.

Abzugrenzen ist die Forderung von der Verbindlichkeit. Das sind Schulden, die das Unternehmen an andere erbringen muss.

Es gibt verschiedene Stadien der Forderung:

Übrigens: Eine Forderung zählt zum Aktiva. Sie gehört in der Bilanz zum Umlaufvermögen auf die Aktivseite.

Wann entsteht eine Forderung?

Für eine Forderung bedarf es einer Basis

Die Grundlage einer Forderung ist in der Regel ein Vertrag.

Typische Beispiele sind:

  • Kaufvertrag

  • Werkvertrag

  • Dienstvertrag

  • Mietvertrag

  • Darlehen

  • Schadensersatzanspruch

Bei einem Kaufvertrag entsteht die Forderung auf Zahlung des Kaufpreises – im Gegenzug zur Übergabe des Kaufgegenstands. Bei einem Werkvertrag kann der/die Unternehmer*in die vereinbarte Vergütung verlangen, wenn die Leistung erbracht wurde.

Daneben gibt es noch wiederkehrende Forderungen, beispielsweise bei einem Fitnessstudiovertrag oder einem Mobilfunkvertrag.

Wann ist eine Forderung berechtigt?

Eine Rechnung allein genügt für die Forderung nicht

Erstellt ein/eine Unternehmer*in eine Rechnung für eine Leistung, die er/sie gar nicht erbracht hat, wird daraus keine berechtigte Forderung. Ebenso kann es sein, dass die oder der Kund*in Einwände gegen die Leistung hat. Sie merken: Es müssen also einige Voraussetzungen vorliegen, damit Sie wirklich einen Anspruch auf das Geld haben – denn eine Forderung beruht auf einem solchen Anspruch.

Zu den Voraussetzungen gehören folgende Punkte:

  • Gibt es einen wirksamen Vertrag?

  • Wurde die vereinbarte Leistung fehlerfrei erbracht?

  • Wurde die Rechnung korrekt erstellt und dem/der Schuldner*in zugestellt?

  • Ist die Höhe der Forderung richtig?

  • Ist die Forderung bereits fällig?

  • Ist die Forderung noch nicht verjährt?

  • Bestehen keine Einwände gegen die Leistung?

Wann ist eine Rechnung korrekt?

Rechnung: Es kommt auf die Fälligkeit an

Bei der Rechnung ist wichtig, dass alle wichtigen Details enthalten sind – nur so hat der oder die Schuldner*in auch die Möglichkeit, die Rechnung zu begleichen.

Folgende Details müssen in einer Rechnung enthalten sein:

  • Eindeutige Beschreibung der Leistung

  • Korrekter Rechnungsbetrag

  • Richtige Zahlungsinformationen

  • Klare Zahlungsfrist

  • Nachvollziehbare Zuordnung zu Vertrag oder Auftrag

  • Steuernummer

  • Fortlaufende Rechnungsnummer

  • Ausgewiesene Umsatzsteuer

Wann eine Rechnung bezahlt werden muss, hängt von verschiedenen Bedingungen beziehungsweise Vereinbarungen ab:

Wann gerät ein Kunde in Verzug?

Verzug: Es gibt etwas extra

Nicht jede unbezahlte Rechnung bedeutet automatisch, die oder der Kund*in befindet sich im Verzug. Dafür müssen bestimmten Voraussetzungen vorliegen:

  • Verbraucher*innen…
    geraten in Verzug, wenn er/sie nach Rechnungserhalt ohne Frist nicht innerhalb von 30 Tagen zahlt – es sei denn, es gab keinen Hinweis darauf. Bei einer Rechnung mit Zahlungsfrist geschieht dies nach Ablauf des angegebenen Datums.

    Ein Hinweis auf den Verzug könnte lauten:

    „Zahlungsverzug tritt nach 30 Tagen ein.“

    Fehlt ein solcher Hinweis, müssen Sie als Gläubiger*in Ihren oder Ihre Kund*in zunächst mahnen.

  • Geschäftskund*innen…
    geraten automatisch 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug. Hier bedarf es keines gesonderten Hinweises.

Wie viel Verzugszinsen darf ich erheben?

Verzugszinsen: Es kommt auf den Basiszinssatz an

Die Höhe der Verzugszinsen berechnen sich nach dem sogenannten Basiszinssatz. Dieser wird zwei Mal jährlich von der Bundesbank vorgegeben. Die Anpassung erfolgt immer zum 1. Januar und 1. Juli. Aktuell liegt der Zinssatz bei 1,52 Prozent (Stand: August 2026).

  • Bei Verbraucher*innen dürfen: maximal fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz erhoben werden.

  • Bei Geschäftskund*innen sind es: neun Prozentpunkte.

Daraus ergeben sich folgende Prozentpunkte:

  • Verbraucher*innen: 6,52

  • Geschäftskund*innen: 10,52

Berechnet wird wie folgt:

Rechnungsbetrag x Zinssatz in Prozent x Verzugstage / 365 Tage

Für die Verzugstage gilt der erste Tag des Verzugs bis einen Tag vor dem Geldeingang.

Übrigens: Befindet sich ein/eine Geschäftskund*in in Verzug, können Sie auch eine Verzugskostenpauschale in Höhe von 40 Euro erheben (§ 288 Abs. 5 BGB). Diese ist auf etwaige spätere Rechtsverfolgungskosten anzurechnen.

Muss ich mahnen?

Mahnung: Es kommt drauf an…

Nein, als Unternehmer*in müssen Sie Ihre Kund*innen bei unbezahlten Rechnungen nicht immer mahnen. Wie oben beschrieben, kommt es bei Verbraucher*innen darauf an, ob Sie auf den Verzug nach 30 Tagen in der Rechnung hingewiesen haben. Falls ja, ist eine Mahnung entbehrlich. Bei Geschäfts*kund*innen müssen Sie dies eh nicht tun.

Aber: Es kann sich dennoch empfehlen, zu mahnen. Denn so geben Sie Ihren Kund*innen die Möglichkeit, die Rechnung doch noch zu bezahlen und vermeiden unnötigen Streit. So manch ein Kunde oder eine Kundin wird es vielleicht schlichtweg vergessen haben, die Rechnung zu begleichen. Häufig fehlt hier eine böse Absicht.

Für eine Mahnung könnten Sie beispielsweise folgende Formulierung verwenden:

„Sehr geehrte Kundin/sehr geehrter Kunde, sicherlich ist es Ihnen entgangen, die von uns gestellte Rechnung vom xx.xx.xxx zu begleichen. Bitte prüfen Sie dies und veranlassen Sie die Zahlung bis spätestens zum xx.xx.xxx (10 bis 14 Tage). Vielen Dank.“

Wichtig: Was Sie nicht tun sollten: Monatelang auf Zahlungen warten, ohne zu reagieren. Denn das schadet Ihrem Unternehmen.

Wie lange kann ich eine offene Forderung geltend machen?

Achtung: Eine Forderung verjährt

Normalerweise verjähren Ansprüche nach drei Jahren. Das betrifft die meisten Rechnungen, Kaufverträge, Handwerkerleistungen und Miet- oder Lohnforderungen.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres (31. Dezember), in dem der Anspruch entstanden ist, der oder die Gläubiger*in davon wusste und endet drei Jahre darauf.

Ein Beispiel:
Wenn der Anspruch im August 2026 entstanden ist, so verjährt die Forderung am 31. Dezember 2029.

Die Verjährung kann durch bestimmte Ereignisse gehemmt werden. Dazu zählen:

  • Ernsthafte Verhandlungen

  • Klageerhebung

  • Zustellung des Mahnbescheids

Warten Sie also nicht zu lange ab, um Ihre Forderung einzutreiben. Sonst ist das Geld möglicherweise futsch.

Was mache ich, wenn der Schuldner das Geld nicht zahlt?

Wenn die Zahlung ausbleibt

Zahlt ein Kunde oder eine Kundin nicht, sollten Sie folgende Schritte gehen:

  1. 1.

    Prüfen Sie die Rechnung:
    Kontrollieren Sie sorgfältig die Rechnung. Finden sich Auffälligkeiten darin? Wurde korrekt abgerechnet – und nicht zu hoch oder zu niedrig? Ist die Rechnung dem oder der Kund*in zugegangen? Haben Sie eine Zahlungsfrist gesetzt – und ist diese bereits verstrichen? Gibt es Reklamationen?

  2. 2.

    Schreiben Sie eine Zahlungserinnerung.
    Erinnern Sie den oder die Kundin an die offene Rechnung.

  3. 3.

    Schreiben Sie eine Mahnung.
    Mahnen Sie den oder die Kundin. Bedenken Sie dabei, eine Frist zu setzen.

  4. 4.

    Inkasso beauftragen, Anwalt oder Anwältin einschalten oder Forderung einklagen
    Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um an Ihr Geld zu kommen. Beauftragen Sie ein Inkassobüro beziehungsweise einen Forderungsservice mit dem Eintreiben der Forderung, schalten Sie einen Anwalt oder eine Anwältin ein oder klagen Sie die Forderung ein.

Je nach Höhe der Forderung, Komplexität des Sachverhalts und Kontakt mit Ihrem Kunden beziehungsweise Ihrer Kundin, entscheidet sich, welchen Weg Sie einschlagen sollten.

Welche Folgen hat eine offene Forderung für mein Unternehmen?

Offene Forderungen stören die Liquidität

Eine offene Rechnung sieht in der Buchhaltung erst einmal gar nicht so schlimm aus. Aber: Wirtschaftlich kann sie einiges für Ihr Unternehmen bedeuten. Die Leistung wurde ja bereits erbracht, aber das Geld dafür geht nicht ein. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen ist das spürbar.

Ein Beispiel:

Ein Unternehmen schreibt eine Rechnung über 20.000 Euro. Der Kunde zahlt nicht. Gleichzeitig müssen aber Löhne, Miete und Lieferanten sowie andere Rechnungen bezahlt werden. Sogar die Umsatzsteuer wird bei sogenannten sollversteuerten Unternehmen sofort fällig.

Der Umsatz ist da – aber dem Unternehmen fehlen dennoch 20.000 Euro.

Je mehr Rechnungen offenstehen, desto höher ist der Schaden für das Unternehmen. Die ausbleibenden Zahlungen können dazu führen, dass das Unternehmen selbst Rechnungen nicht mehr bezahlen kann. Damit gerät es in Verzug. Es warten Verzugszinsen, Verzugskostenpauschalen und schlimmstenfalls ein Mahn- oder sogar Gerichtsverfahren.

Möglicherweise werden geplante Investitionen verschoben – obwohl diese dringend nötig wären. Oder Kredite für die Begleichung gestellter Rechnungen sind nötig. Offene Forderungen sind daher mehr als nur ein Thema für die Buchhaltung. Sie führen zu einem Liquiditätsproblem.

Checkliste

Was sollten Unternehmer bei offenen Rechnungen vermeiden?

  • Einfach abwarten: Einfach abzuwarten, ist keine gute Idee. Denn darunter leidet die Liquidität Ihres Unternehmens.

  • Jede Rechnung blind mahnen: Wenn der/die Kund*in einen berechtigten Einwand hat, sollten Sie diesen ernst nehmen. Prüfen Sie vor einer Mahnung also immer erst, ob Einwände geltend gemacht wurden.

  • Drohen statt erklären: Oft bringt es mehr, ein vernünftiges Gespräch mit dem/der Schuldner*in zu suchen. Am besten greifen Sie zum Hörer. Gerade bei langen Kundenbeziehungen sind ein guter Austausch und ein Gespräch auf Augenhöhe sinnvoll. Dennoch gilt: Lassen Sie sich nicht vertrösten und fallen Sie nicht auf leere Versprechungen und bloße Hinhaltetaktiken herein.

  • Verjährungsfristen beachten: Behalten Sie auf jeden Fall die Verjährung im Blick. Sie wissen: In der Regel sind das drei Jahren.

  • Schlechte Dokumentation: Wer nicht weiß, was vereinbart worden ist, hat es im Streitfall schwer.

Wie kann ich verhindern, dass Zahlungen ausbleiben?

Zahlungsausfall: Vorsorge ist besser als Nachsorge

Um zu verhindern, dass Sie auf unbezahlten Forderungen sitzen bleiben, sollten Sie sich vor Vertragsschluss einen Überblick über Ihren oder Ihre Vertragspartner*in verschaffen. Außerdem sollten Sie alles so vorbereiten, dass es für Ihr Gegenüber möglichst einfach ist, offene Rechnungen zu begleichen.

Was können Unternehmen tun, damit Rechnungen schneller bezahlt werden?

Schnelle Zahlung – das macht Ihr Unternehmen liquide

Am besten schaffen Sie schon beim Vertrag klare Regeln. Das hilft, unnötiges Warten auf Ihr Geld bestmöglich zu vermeiden.

Dazu gehört:

  • eindeutige Zahlungsziele

  • klare Preise

  • verständliche Leistungsbeschreibungen

  • nachvollziehbare Rechnungen

  • klare Ansprechpartner*innen

  • dokumentierte Aufträge

  • regelmäßige Kontrolle der Zahlungseingänge und ein damit einhergehendes stringentes Mahnwesen

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Fazit

Nicht jede offene Forderung ist gleich

Unbezahlte Rechnungen schaden Ihrem Unternehmen. Sie trüben die Liquidität. Ein gutes Forderungsmanagement ist daher das A und O. Prüfen Sie unbezahlte Rechnungen; ist die Rechnung zugegangen? Ist die Rechnungshöhe korrekt? Gab es Einwände? Wie sieht es mit der Zahlungsfrist und der Verjährung aus?

Zahlt die/der Kund*in unbegründet nicht, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zu, um an Ihr Geld zu kommen. Dazu gehören die Zahlungserinnerung, die Mahnung, das Mahnverfahren und die Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens. Notfalls steht auch der Weg zur Klage offen.

FAQ: Offene Forderung

Die wichtigsten Fragen für Unternehmer*innen

Quellen

Quellennachweise