KI am Arbeitsplatz: Was müssen Arbeitgeber beachten

Rund 60 Prozent aller Arbeitnehmer*innen nutzen laut einer Studie des Bundesinstituts für Berufsbildung Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsalltag. Ob die Nutzung erlaubt ist oder nicht, ist die Entscheidung vom jeweiligen Arbeitgeber – denn diese kann sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen. Umso wichtiger ist es, dass Sie diese Entscheidung gut überdenken und Rahmenbedingungen schaffen, die eine sichere Nutzung von KI am Arbeitsplatz gewährleisten.

Arbeitnehmer*innen müssen ihre Arbeit grundsätzlich persönlich erbringen Sie sollten als Arbeitgeber die Nutzung von KI daher nur als Hilfsmittel erlauben und ausdrückliche Regeln festlegen.

Schon im Alltag ist die KI für viele ein nützlicher Helfer. Auch das Arbeitsleben kann sie erleichtern. So hilft sie beispielsweise, Prozesse effizienter zu gestalten und die Produktivität in Unternehmen steigern.

KI eignet sich vor allem …

• zur Entlastung von Beschäftigten,

• als Forschungsinstrument, zum Beispiel für Analysen,

• zur Stärkung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, zum Beispiel durch Systeme, die über Belastungen informieren oder

• zu einer gerechten Verteilung von Arbeitsbelastungen.

So hilfreich KI am Arbeitsplatz auch sein kann, bringt sie auch einige Herausforderungen mit sich. Die Anwendungen gestalten sich immer weniger transparent und zunehmend komplex. Gerade beim Thema Datenschutz gilt besondere Vorsicht. Sensible Daten – ob mitarbeiter- oder unternehmensbezogen – sollten der KI nicht ohne weiteres gegeben werden.

Auch Risiken wie

• steigende Arbeitsintensität,

• Diskriminierung,

• vermehrte repetitive Arbeiten oder

• Disqualifizierung von Mitarbeitenden

kann die KI am Arbeitsplatz verursachen.

Für die Nutzung von KI am Arbeitsplatz sind folgende Gesetze besonders wichtig:

• Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO),

• die KI-Verordnung (AI-Act) und

• das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Achten Sie bei der Nutzung vor allem auf den Datenschutz. Sie dürfen laut § 26 BDSG personenbezogene Daten von Mitarbeitenden nur dann verarbeiten, wenn es für das Arbeitsverhältnis notwendig ist. Prüfen Sie vor der Nutzung außerdem, wie der jeweilige Anbieter die eingegebenen Daten verarbeitet und ob die Anwendung für den vorgesehenen Zweck geeignet ist.

Wichtig: Nach dem AI-Act (Art. 50) gilt außerdem eine Kennzeichnungspflicht, wenn Sie bestimmte Inhalte veröffentlichen, die mit KI generiert wurden.

Erlauben Sie Ihren Mitarbeiter*innen, KI bei der Arbeit zu nutzen, sollten Sie klare Regeln aufstellen – denn als Arbeitgeber müssen Sie vor allem den Datenschutz beachten und Ihren Organisationspflichten nachkommen.

Legen Sie daher fest,

• welche Abteilungen KI nutzen dürfen,

• für welche Aufgaben KI genutzt werden darf,

• welche Voraussetzungen Arbeitnehmer*innen erfüllen sollen und

wie Mitarbeitende die KI-Ergebnisse prüfen sollten.

Wichtig: Unter Umständen müssen Sie den Betriebsrat beteiligten, wenn Sie die Nutzung von KI im Unternehmen durchsetzen wollen – und diese beispielsweise zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet ist.

KI kann Unternehmen und Beschäftigte im Arbeitsalltag sinnvoll unterstützen. Damit daraus keine rechtlichen oder organisatorischen Probleme entstehen, sollten Arbeitgeber*innen den Einsatz genau regeln und insbesondere Datenschutz, Arbeitsleistung und die Kontrolle der KI-Ergebnisse im Blick behalten.

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, Künstliche Intelligenz in der Arbeitswelt (abgerufen am 25.9.2026)

Bundesinstitut für Berufsbildung, Auswirkungen von KI am Arbeitsplatz (abgerufen am 25. September 2026)

KPMG, ChatGPT bei der Arbeit nutzen? Nicht immer eine gute Idee (abgerufen am 25. September 2026)

Stepstone, Nutzung von KI am Arbeitsplatz: Was gilt in Sachen Datenschutz? (abgerufen am 25. September 2026)

WDR, Darf ich KI-Tools am Arbeitsplatz nutzen? (abgerufen am 25. September 2026)