Das Arbeitszeugnis
Ein Arbeitszeugnis ist ein wichtiges Dokument. Ein Stück Papier, das in mancher Lebenslage entscheidend ist. So viel steht fest. Was inhaltlich zu beachten ist, welche Geheimcodes es gibt und wie Sie zu einem optimalen Zeugnis kommen – das haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Noch einfacher: Sie wollen sofort wissen, ob Ihr Zeugnis vollständig und gut ist? Oder sogar sehr gut? Wir haben den Shortcut für Sie.
Do it yourself – mit unserem Zeugnis-Ratgeber
Hier finden Sie Fakten und Regelungen, die grundlegende Fragen rund ums Zeugnis beantworten.
Mit diesen Tools wird es einfacher, Ihr Zeugnis zu interpretieren und ein perfektes Zeugnis zu erstellen.
Wir klären, was dieses sagenumwobene Zeugnis eigentlich ist. Und vor allem:
was drin steht und was drin stehen muss. Denn es gibt Regeln für den Aufbau,
Vereinbarungen zum Inhalt und: die berüchtigte Zeugnissprache mit all ihren Tabus und Geheimcodes!
Ein Zeugnis – was ist das eigentlich?
Ein Arbeitszeugnis ist ein Dokument, das grundsätzlich belegt, dass jemand an genannter Stelle gearbeitet hat. Außerdem beschreibt es die genaue Tätigkeit, den Zeitraum, Leistung und Verhalten des/der Zeugnisempfänger:in.
Ein Zeugnis gibt also Feedback, wie der/die Arbeitgeber:in die erbrachte Leistung bewertet. Und es verschafft dem/der folgenden Arbeitgeber:in einen ersten Eindruck. Zeugnisse können also wichtige Meilensteine sein auf dem Lebensweg. Wichtig dabei: Man hat auch als Arbeitnehmer:in selbst einiges in der Hand, um ein Zeugnis optimal zu gestalten.
Für alle Beteiligten haben wir im Folgenden ein Zeugnis-Grundwissen zusammengestellt.
Ein Arbeitszeugnis ist ein vom Arbeitgeber ausgestelltes Dokument, das Aussagen über die Art und Dauer der Tätigkeiten sowie eine Bewertung der erbrachten Leistungen und dem Verhalten eines aktuellen oder ausgeschiedenen Arbeitnehmers enthält.
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Verschiedene Jobs – verschiedene Zeugnisse?
Es gibt mehrere Zeugnisarten. In der Regel wird ein qualifiziertes Zeugnis ausgestellt. Der kleine Bruder dazu, das einfache Zeugnis, ist eher als Bestätigung zu sehen: Hierbei werden Leistung und Verhalten der Arbeitnehmer:innen nicht bewertet, z.B. weil sie/er nur kurz beschäftigt war und dies gar nicht möglich wäre. Der Unterschied auf einen Blick:
Qualifiziert
Tätigkeitsbeschreibung
Dauer
Leistung
Verhalten
ggf. Führungsqualitäten
Einfach
Tätigkeitsbeschreibung
Dauer
Leistung
Verhalten
ggf. Führungsqualitäten
Übersicht Zeugnisarten
Das Zeugnis muss zum Arbeitsverhältnis und zur Situation passen. Wann ein Zwischenzeugnis das Richtige ist und was es bei einem Ausbildungs- oder Praktikumszeugnis zu beachten gibt, können Sie hier abgleichen:
Einfaches Zeugnis
Die vereinfachte Form des Zeugnisses wird nur dann gewählt, wenn die/der Angestellte sehr kurz beschäftigt war, sodass eine ausführliche Bewertung von Verhalten und Leistung nicht möglich ist. Besonderheit: keine Bewertung der Leistung und des Verhaltens.
Qualifiziertes Zeugnis
Es ist das klassische Zeugnisformat und enthält alle Pflichtteile eines Zeugnisses (mehr dazu siehe Aufbau und Inhalte ). Das qualifizierte Zeugnis kann als Standardzeugnis und auch als Zwischen-, Ausbildungs-, Praktikumszeugnis ausgestellt werden.
Ausbildungszeugnis
Es wird am Ende einer Ausbildung ausgestellt, gibt Feedback und dient als Beleg für die folgende Bewerbung. Besonderheit: Auch das Prüfungsergebnis der/des Auszubildenden wird im Zeugnis erwähnt.
Praktikumszeugnis
Es wird am Ende eines Praktikums ausgestellt. Besonderheit: Das Zeugnis sollte genauso ernst genommen werden wie andere Zeugnisse auch. Selbstverständlichkeiten (Kaffeekochen etc.) werden hier nicht genannt, da das die Leistung klein wirken lässt.
Zwischenzeugnis
Das Zwischenzeugnis wird ausgestellt, wenn Angestellte weiterhin an genannter Arbeitsstelle arbeiten und „zwischendurch mal“ eine Bewertung wünschen und ein „berechtigtes Interesse daran haben“. Hier gibt es ein paar Besonderheiten:
- 1.
Das Zeugnis wird im Präsens formuliert „Ihr Verhalten ist einwandfrei“.
- 2.
Dem üblichen Abschluss wird ein Satz hinzugefügt, der die weitere Zusammenarbeit nennt. So zum Beispiel: „Wir freuen uns auf die weitere gute Zusammenarbeit“
- 3.
Wichtig ist, dass der Grund genannt wird, warum das Zwischenzeugnis ausgestellt wird.
- 4.
Das später folgende abschließende Arbeitszeugnis muss in der Beurteilung gleich oder besser sein – bzw. muss die/der Arbeitgeber:in gut begründen, falls das Endzeugnis vom Zwischenzeugnis abweicht
Kann man machen, ist aber kein Zeugnis
Es gibt auch noch andere, zusätzliche oder zeugnisähnliche Dokumente, die ein:e Arbeitgeber:in ausstellen kann. Achtung: Nicht alle taugen als Zeugnis!
Übersicht zeugnisähnliche Dokumente
Genau wie das einfache Zeugnis ist eine einfache Arbeitsbestätigung nur in Sonderfällen geeignet, wenn Verhalten/Leistung der/des Arbeitnehmer:in (noch) nicht bewertet werden können.
Besonderheit: Es werden keine Infos zu Verhalten und Leistung gegeben.
Die österreichische Variante des Arbeitszeugnisses. Ganz einfach: Im deutschen Rechtsraum falsch. Es kommt vor, dass ein sonst korrektes Arbeitszeugnis „Dienstzeugnis“ als Titel trägt. Damit verliert es den Status des Arbeitszeugnisses – was es zu vermeiden gilt.
Das Empfehlungsschreiben ist als besondere Auszeichnung zu werten und wird zusätzlich zum Arbeitszeugnis bzw. unabhängig davon ausgestellt:
Arbeitgeber:innen können damit herausragende Leistungen unterstreichen und die/den Angestellte:n explizit weiterempfehlen.Besonderheit: Hier wird keine vieldeutige Zeugnissprache oder Geheimcodes verwendet. Der positive Eindruck wird direkt und persönlich formuliert. Schon die Existenz eines Empfehlungsschreibens ist viel wert.
Entspricht einem Empfehlungsschreiben, allerdings wird es neutral formuliert und nicht an eine bestimmte Person/Institution gerichtet.
Die Zeugnis-Architektur
Der Bauplan eines Zeugnisses – zum Abgleichen
Das Arbeitszeugnis beschreibt ausschließlich die Person und deren Tätigkeit und Leistungen, kurz: Es hat keinen bestimmten Empfänger - weder Angaben im Adressfeld noch eine Anrede sind enthalten. Die Überschrift nennt die Zeugnisart. Eine feste Vorgabe, wie die Überschrift lauten muss, gibt es nicht, am gebräuchlichsten sind „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“.
Wesentliches Element der Einleitung sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Er muss mit Namen, Vornamen und ggf. Titel so genau bezeichnet werden, dass keine Zweifel über seine Identität entstehen können. Daher ist es durchaus üblich, das Geburtsdatum und den Geburtsort zu nennen, zwingend ist dies aber nicht.
Außerdem werden Eintritts- und Austrittsdatum sowie die Bezeichnung der Art des Beschäftigungsverhältnisses und die Bezeichnung der beruflichen Tätigkeit genannt.
Wichtig: Auf Wertungen wird verzichtet. Auch keine versteckten Wertungen wie z.B. einen Schreibfehler im Namen oder Zahlendreher im Geburtsdatum (sic)!Um das Arbeitsumfeld zu beurteilen, wird das Unternehmen beschrieben: Neben der Branche sollen auch die Produkte und/oder Dienstleistungen enthalten sein. Die Nennung der Anzahl der Beschäftigten und ggf. auch der Standorte (international) ist möglich. Dieser Anteil sollte 10% des Zeugnisses nicht übersteigen.
Wichtig: Hier steht nicht der Werbetext des Unternehmens!Hier werden Funktionen, Aufgaben und Tätigkeiten vollständig und präzise beschrieben. Dazu gehören auch die Kompetenzen und eventuell erteilte Vollmachten, aber auch etwaige berufliche Veränderungen und die Entwicklung im Betrieb. Die Formulierungen sollten präzise und aussagekräftig sein. Die Reihenfolge richtet sich nach der entsprechenden Bedeutung der Tätigkeit.
Wichtig: Selbstverständlichkeiten wie zum Beispiel PC-Kenntnisse in MS-Office-Programmen gehören hier nicht hin.Die Leistungsbeurteilung gehört zu den wichtigsten Bestandteilen des Zeugnisses. Die Leistungsbewertung beinhaltet zumeist folgende Punkte:
Arbeitsweise
Es wird beschrieben, wie und in welcher Geschwindigkeit wurde gearbeitet, welche Ergebnisse wurden erzielt und in welcher Qualität.
Arbeitsbefähigung und Belastung
Das Können wird beurteilt, d.h. Auffassungsgabe, das Denk- und Urteilsvermögen sowie die Belastbarkeit.
Leistungsbereitschaft
Hier wird das Wollen beurteilt – d.h., wie viel Engagement und Fleiß wurde aufgebracht, um die gestellten Aufgaben zu erledigen.
Fachwissen und Weiterbildung
Die fachliche Kompetenz wird beschrieben. Dabei kann es sich um allgemeines Wissen, detailliertes Spezialwissen oder Sprachkenntnisse handeln. Auch die Weiterbildungen werden hier aufgeführt.
Bei leitenden Angestellten: Führungsfähigkeit und Führungsleistung
Beurteilung, wie das unterstellte Team motiviert wurde, welchen Erfolg diese Mitarbeiter dank des Führungsstils erreichen konnten und wie die Beziehung zwischen dem leitenden Angestellten und dem Team aus Sicht der Mitarbeiter:innen war.
Leistungszusammenfassung
Hierbei handelt es sich um eine der Kernaussagen des Arbeitszeugnisses. In der Regel wird die Arbeitsleistung innerhalb eines Satzes zusammengefasst. Über die Formulierungen (wie „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“) besteht in der Praxis Einigkeit. Details unter Zeugnissprache .
Im Anschluss an die Leistungsbeurteilung erfolgen die Angaben dazu, wie der Arbeitnehmer sich gegenüber seinen Vorgesetzten, Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen oder anderen Personen (Kund:innen oder Geschäftspartner:innen) zu verhalten hat. Gängig sind folgende Formulierungen:
Note 1 – sehr gut
„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Arbeitskollegen und Kunden war stets vorbildlich.“
„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei.“
Note 2 – gut
„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war vorbildlich.“
„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war einwandfrei.“
Note 3 – befriedigend
„Sein Verhalten gegenüber Arbeitskollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern war vorbildlich.“ (Reihenfolge)
„Sein Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern war einwandfrei.“ (Reihenfolge)
Note 4 – ausreichend
„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen gab zu Beanstandungen keinen Anlass.“ (Auslassung)
„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten war einwandfrei.“ (Auslassung)
Die Schlussformel beinhaltet üblicherweise den Beendigungsgrund, ggf. den Ausstellungsgrund (Bsp. Zwischenzeugnis), die Dankes- und Bedauerungsfomel. Es besteht kein Rechtsanspruch auf eine Dankes- und Bedauerungsformel (siehe Urteile ).
Das Zeugnis muss jemand unterschreiben, der im Unternehmen erkennbar ranghöher steht als der/die Zeugnisempfänger:in. In der Regel unterzeichnet zusätzlich noch die zuständige Person in der Personalabteilung.
Es gibt Regeln für so ziemlich alles. Auch für ein Zeugnis: Neben den genannten Grundregeln für das äußere Erscheinungsbild sollten Sie auch den üblichen Aufbau eines Zeugnisses kennen. Der setzt sich aus acht Bausteinen zusammen, die in einem qualifizierten Arbeitszeugnis allesamt auftauchen sollten. Das sieht im besten Fall so aus:
Auf einen Blick
Mustervorlagen für das perfekte Arbeitszeugnis finden Sie unter Downloads.
Eindeutige Noten und geheime Codes in der Zeugnissprache
Es gibt gute und schlechte Zeugnisse. Wenn man ein gutes kriegt, dann freut man sich. Das kennen wir alle aus der Schule. Ganz so simpel ist es im Arbeitsalltag nicht. Arbeitszeugnisse kommen ja nicht mit einer Note daher.
Die positiven Formulierungen sagen zwischen den Zeilen oft ganz was anderes und bewerten in Geheimcodes, die für Laien unverständlich sind. Dazu haben wir Beispiele gesammelt – Sie können damit einen schnellen Zeugnis-Sprachkurs machen.
Zu unserer vollen Zufriedenheit. Klingt gut – und geht noch besser
Wenn Sie die feinen Nuancen der Formulierungen im Zeugnis kennen, können Sie diese direkt in eine Note übersetzen. Das gängigste Mittel sind dabei die kleinen Zusätze wie stets/immer, die nicht fehlen dürfen. Wichtig ist auch zu beachten, welche Steigerungsform verwendet wird: sehr/besonders/vollstens/groß/sehr groß etc. Aus den Abstufungen ergeben sich die Noten. Ein Beispiel macht's deutlich:
Note 1 – sehr gut
Er erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
Note 2 – gut
Er erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.
Note 3 – befriedigend
Er erfüllte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.
Note 4 – ausreichend
Er erfüllte seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.
Note 5 – mangelhaft
Aufgaben, die ihm übertragen wurden, erfüllte er meist zu unserer Zufriedenheit.
Wir lüften das Geheimnis: Die Codes der Zeugnissprache
Es gibt Bewertungen, die Arbeitgeber:innen nicht aussprechen möchten – oder es nicht dürfen („Zeugnisse müssen wohlwollend verfasst sein“, vgl. Urteile und Gesetze). Dennoch werden im Zeugnis auch unangenehme Details über die Mitarbeiter:innen genannt – in Geheimcodes verfasst, die wie eine eigene Sprache zu verstehen sind. Diese Geheimcodes können bestimmte Formulierungen sein oder auch die Tatsache, dass bestimmte Inhalte fehlen. Hier finden Sie hier eine Übersicht.
„Sie war immer pünktlich“ bedeutet zum Beispiel, dass „sie nie zu Überstunden bereit war“. Und wenn im Begriffe-Trio „pünktlich, fleißig und ehrlich“ ein Begriff fehlt, ist klar gesagt, dass eben diese Eigenschaft fehlte.
Hier finden Sie eine Übersicht.
Geheimcodes ZeugnisspracheZeugnisse vor Gericht: Was man darf – oder besser bleiben lässt
Ein Zeugnis darf keine Flecken haben. Knicke aber schon. Es gibt komplexe und teils komische Urteile zum Thema Zeugnis. Wir haben hier die wichtigsten für Sie zusammengefasst – und in verständliche Sprache übersetzt.
Anspruch auf ein Zeugnis – Zeitpunkt, Form und Inhalt
Korrektur eines Zeugnisses – Urteile zu den Feinheiten
Die Schlussformel – kein Pflichtpunkt und doch entscheidend
Urteile rund ums Zeugnis finden Sie hier gesammelt zum Download:
Urteile und Gesetze zum Arbeitszeugnis10 Punkte zum Abhaken
Anhand dieser Checkliste können Sie die wichtigsten Punkte nochmals abgleichen und abhaken. Nicht vergessen: Eine Original-Unterschrift rundet ein Arbeitszeugnis ab. So und nicht anders.
Checkliste ZeugnisMusterzeugnisse zum Download
Vorlagen sortiert nach Zeugnisart – jeweils mit Bestnote 1 (sehr gut).
Fazit
Unzufrieden mit dem Ergebnis – und jetzt?
Sie können Ihr Zeugnis anpassen lassen. Sprechen Sie am besten direkt mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten, wenn es um kleine Korrekturen geht. Tipps zur Vorbereitung auf das Gespräch haben wir für Sie zusammengefasst.
Tipps zur Vorbereitung einer ZeugniskorrekturSollte Ihr Zeugnis gravierende Mängel aufweisen, können Sie Widerruf einlegen, um rechtlich sicher zu gehen. Im Formular erläutern wir Ihnen das Vorgehen genauer.
Formular Widerruf ZeugnisWichtig: Sowohl bei einer Zeugniskorrektur als auch bei einem Widerruf haben Sie nur maximal 10 Monate Zeit, Ihr Zeugnis korrigieren zu lassen. Dann erlischt Ihr Anspruch.
Arbeitszeugnis-Prüfung
Ihr Zeugnis zu analysieren und im Zweifelsfall anpassen zu lassen ist jede Minute wert. Denn Zeugnisse sind wichtig für Ihre nächste Bewerbungsmappe: Mangelhafte oder gar fehlende Zeugnisse führen häufig zu Absagen. Und nicht zufällig landen Streitigkeiten bzgl. des Zeugnisses ständig vor Gericht.
Also: Schaffen Sie direkt Klarheit und sorgen Sie jetzt für ein optimales Zeugnis.
Viel Erfolg!
