Frauke StammVon Frauke Stamm21.01.2025

E-Rechnung: Pflicht oder Kür?

Lesezeit: 3 minSonstiges
An einem Schreibtisch sitzt eine Frau mit zwei Computerbildschirmen und kümmert sich um eine elektronische Rechnung.©AndreyPopov - iStock

Seit 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, bei Geschäften zwischen Unternehmen Pflicht. Wen genau die Änderungen betreffen, was eine E-Rechnung ist und welche Übergangsfristen es gibt, lesen Sie hier.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Die E-Rechnung ist verpflichtend für umsatzsteuerpflichtige Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B).

  • Nicht betroffen sind Rechnungen an private Endverbraucher (B2C).

  • Alle Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können – das gilt auch für Kleinunternehmer:innen.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist eine Rechnung, die nicht ausgedruckt auf Papier, sondern digital erstellt und verschickt wird. Dadurch kann sie direkt in die Computersysteme der Empfänger:innen eingelesen und verarbeitet werden. Die E-Rechnung enthält dieselben rechtlichen Anforderungen wie eine Papierrechnung – jedoch in digitaler Form.

Die E-Rechnung muss ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. Und sie muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Formate wie PDF, tif, jpeg oder .docx erfüllen diese Anforderungen an die Weiterverarbeitung nicht. Als strukturierte elektronische Formate gelten beispielsweise EDI, ZUGFeRD oder XRechnung.

Eine gesetzliche Vorgabe, wie die Rechnung elektronisch übermittelt und empfangen werden muss, gibt es bislang nicht. Ein E-Mail-Postfach, eine elektronische Schnittstelle oder Downloads über das Internet sind mögliche Wege. Selbstständige sollten das mit ihren Auftraggebern besprechen.

Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnung ist verpflichtend für umsatzsteuerpflichtige Geschäfte zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen (Business to Business). Wichtig: Alle Unternehmen sind seit Januar 2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Versendet ein Unternehmen eine E-Rechnung an ein anderes Unternehmen, kann dieses den Empfang nicht ablehnen.

Wer muss keine E-Rechnung ausstellen?

Für Rechnungen an private Endverbraucher im B2C-Bereich (Business to Consumer) und B2B-Umsätze, die nicht innerhalb Deutschlands erfolgen, gibt es aktuell keine Pflicht für eine E-Rechnung.

Auch sind Kleinunternehmer:innen (§ 19 Umsatzsteuergesetz (UStG)) von der Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung befreit. Sie müssen diese allerdings empfangen können.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnung?

Ausgenommen von der Regelung sind:

Sie dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung“ auf Papier als PDF, jpeg etc. übermittelt werden.

Welche Übergangsregelungen gibt es für die E-Rechnung?

Der Aufwand für die Umsetzung wird als hoch eingeschätzt. Deshalb hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller:innen vorgesehen.

Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung für im Inland steuerbare Umsätze im B2B-Geschäftsverkehr muss aber seit 1. Januar 2025 in Unternehmen möglich sein. Das gilt auch ohne vorherige Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers. Ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Verkehr E-Rechnungen verwenden.

Was steckt hinter der E-Rechnung?

Laut Bundesfinanzministerium ist die Einführung der E-Rechnung zum 1. Januar 2025 ein wesentlicher Baustein zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Durch sie werde die Digitalisierung der Prozesse und Abläufe zur Erstellung sowie Verarbeitung einer E-Rechnung beschleunigt.

Das Wachstumschancengesetz (BGBl 2024 I Nr. 108), das im März 2024 verabschiedet wurde, bildet die Grundlage dafür. Eine EU-Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber schon länger dazu, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Frauke Stamm

Frauke Stamm

Als Kommunikations-Expertin mit langjähriger Erfahrung recherchiert sie spannende Rechtsfragen aus dem Alltag und beantwortet diese auf meinrecht.de.

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