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Die Mietnebenkosten

Es ist selbstverständlich, dass Mieter:innen für die Mietkosten des Hauses oder der Wohnung aufkommen. Bei den dazugehörigen Nebenkosten (auch Betriebskosten) sieht das ganz anders aus. Da gilt es genauer hinzusehen, wer welchen Anteil der einzelnen Kostenpositionen zu tragen hat. Genau dabei unterstützt Sie unser Ratgeber.

Noch schneller und sicherer ist die Prüfung der Mietnebenkosten mit dem Online-Service: Mineko bietet den Profi-Blick auf Ihre Betriebskostenabrechnung.

Mietnebenkosten: vom Vertrag bis zur Klage

Egal, ob Sie eine Immobilie vermieten oder mieten: Sie sollten sich mit den Basics der Nebenkosten befassen, um Abrechnungen zu prüfen, zu optimieren und gegebenenfalls einzuklagen – und dabei immer alle Fristen im Blick zu behalten. Diese Basics und notwendige Details finden Sie in diesem Ratgeber.

Definitionen

Mieten und Kosten

Es gilt grundsätzlich zu unterscheiden zwischen Betriebskosten bei Immobilien, die als Wohnraum genutzt werden und Nebenkosten bei Immobilien, die gewerblich genutzt werden. In diesem Ratgeber geht es um Betriebskosten. Da diese umgangssprachlich auch als "Mietnebenkosten" bezeichnet werden, verwenden wir gleichwertig auch diesen Begriff.

Definition der Betriebskosten laut § 556 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“

Grundlagen

Vom Umlegen und Verteilen

Um sich zurechtzufinden in dieser Thematik, sollten einige Grundlagen und Begrifflichkeiten klar sein. Diese wichtigsten Fakten zur Betriebskostenabrechnung haben wir hier in vier kleinen Happen für Sie zusammengefasst:

  • Betriebskosten umlegen Fakt ist: Es ist nicht gesagt, dass Mieter:innen die Betriebskosten der Wohnung zahlen müssen! Denn Betriebskosten können auf den/die Mieter:innen umgelegt werden, festgelegt ist dies aber nicht. Welche Posten überhaupt umgelegt werden dürfen und welche garantiert nicht erläutern wir separat im Abschnitt Betriebskosten-Umlage.

  • Warme und kalte Nebenkosten Diese Unterscheidung erklärt sich recht einfach: Heiz- und Warmwasserkosten werden als warme Nebenkosten bezeichnet. Alle übrigen Posten fallen unter die kalten Nebenkosten.

  • Pauschale oder Vorauszahlung Es ist grundsätzlich freigestellt, ob die Kosten als Pauschale oder als Vorauszahlung geleistet werden müssen. Im Mietvertrag sollte dies klar definiert sein.

  • Die Verteilerschlüssel Wie die Mietnebenkostenabrechnung genau erfolgt, wird anhand von sogenannten Verteilerschlüsseln bestimmt. Grundsätzlich gibt es vier verschiedene Verteilerschlüssel, aus denen der/die Vermieter:in wählt. Spätestens mit der ersten Nebenkostenabrechnung muss die Art des Verteilerschlüssels im Mietvertrag festgelegt werden.

Betriebskosten-Umlage

Betriebskosten umlegen - oder nicht?

Das Wichtigste zuerst: Es muss im Mietvertrag klar definiert sein, dass, wie und wieviel der Betriebskosten vom Mietenden zu tragen ist. Denn gesetzlich festgelegt ist dazu nichts. Auch wenn im Mietvertrag eine Vereinbarung getroffen wurde, können das nicht beliebig viele Kosten sein.

Die Betriebskostenverordnung zählt insgesamt 16 Positionen an Nebenkosten auf sowie die Ziffer 17 für „sonstige Betriebskosten“, die Freiraum gibt für weitere Posten. Es muss im Vertrag genau geregelt sein, was darunter zu verstehen ist: eine Sauna im Haus zum Beispiel, die Dachrinnenreinigung oder Prüfgebühr für Feuerlöscher.

Übersicht zu den umlegbaren Betriebskosten

  • Wasser und Wärme

    Wasserversorgung, Abwassergebühr für Schmutzwasser und Niederschlagswasser*
    gemeinschaftlich genutzte Waschküche, Heizung

  • Elektrizität und Netz

    Aufzug, Beleuchtung in gemeinschaftlich genutzten Räumen sowie Allgemeinflächen, gemeinschaftliche Antennenanlage, Breitbandnetzbetrieb (wenn die Mieter:innen keinen eigenen Vertrag abgeschlossen haben)

  • Gebäude- und Grundstückspflege

    Straßen- und Gebäudereinigung, Schneeräumung, Müllbeseitigung, Gartenpflege, Ungezieferbekämpfung, Pflege von Allgemeinflächen, Kosten Hausmeister:in, Schornsteinreinigung

  • Steuern und Versicherungen

    Grundsteuer, das Gebäude betreffende Sach- und Haftpflichtversicherungen

  • sonstige Betriebskosten

    Bspw. Sauna oder Schwimmbad

Übersicht zu den nicht umlegbaren Betriebskosten

Betriebskostenprüfung

Mietnebenkostenprüfung

Sichergehen und die Expert:innen prüfen lassen mit der Mineko-Prüfung.
Prüfung und Widerspruch

Abrechnungen prüfen - immer gut

Im komplexen Feld der Betriebskostenabrechnung können, wie bei allen Abrechnungen, Fehler passieren – auf beiden Seiten. Wir haben eine Checkliste erstellt, mit der Sie als Mieter:in wie auch Vermieter:in die Kostenabrechnung abgleichen können: Es sind 13 Punkte, die es für eine korrekte Betriebskostenabrechnung zu beachten gibt.

Checkliste Betriebskostenabrechnung

Vorher: Fristen checken
Bevor Sie ins Detail gehen, empfehlen wir, die wichtigste Frage zu klären: Sind alle Fristen eingehalten worden? Denn, landet die Abrechnung zum Beispiel verspätet im Briefkasten der Mieter:innen, sind diese nicht mehr zwingend verpflichtet, zu zahlen.

Nachher: Widerspruch einlegen
Sie haben alles eingehend geprüft, bewegen sich innerhalb der Fristen und möchten nun Widerspruch einlegen, die Betriebskostenabrechnung einfordern oder deren Erstattung einklagen. Nutzen Sie dazu am besten unsere Musterformulare im Downloadbereich.

Wichtig ist dabei, dass Sie offene Rechnung in jedem Fall begleichen. Denn für den Fall, dass der Widerspruch abgelehnt wird, würden dann zusätzliche Verzugszinsen auf Sie zukommen. Diese „Zahlung mit Vorbehalt“ geben Sie auch auf Ihrem Widerspruchsschreiben an.

Fristen und Fehler

Immer wieder wichtig: Fristen einhalten

Bei vertragsrechtlichen Klärungen spielen Fristen immer eine wichtige Rolle. Versäumte Fristen sind – neben falsch angewendeten Verteilerschlüsseln – auch der häufigste Fehler bei der Mietnebenkostenabrechnung. Im Zusammenhang mit Betriebskosten gibt es zwei wichtige Fristen zu beachten:

Frist für den Eingang der Betriebskostenabrechnung beim Mietenden
Vermieter:innen müssen innerhalb eines Jahres nach Beendigung der Abrechnungsperiode die Betriebskostenabrechnung erstellen und den Mietern bzw. Mieterinnen zukommen lassen. Die Abrechnungsperiode entspricht dabei nicht zwangsläufig dem Kalenderjahr.

Betriebskostenprüfung

Mietnebenkostenprüfung

Sichergehen und die Expert:innen prüfen lassen mit der Mineko-Prüfung.

Wichtig: Kommt die Betriebskostenabrechnung verspätet an, muss der/die Mieter:in die Nachzahlung nicht mehr zwingend leisten – eine Gutschrift jedoch bekommt er/sie in jedem Fall ausbezahlt: Das Urteil AZ VII ZR 94/05 legt diesen Rückforderungsanspruch der Mietenden fest. Grundsätzlich ist zu beachten, dass Vermieter:innen immer einen Grund für eine (schuldhafte) Fristversäumung nachweisen muss. Wenn die Frist „nicht schuldhaft“ versäumt wurde, z.B. weil der Stromanbieter verzögert abrechnet, sollten Vermieter:innen zumindest eine vorläufige Betriebskostenabrechnung ausstellen.


Frist für Ihren Widerspruch zur Betriebskostenabrechnung
Ganz einfach: Die Frist lautet 12 Monate. Wenn Sie also inhaltliche Fehler in der Abrechnung entdecken, muss Ihr schriftlicher Widerspruch laut § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB innerhalb von 12 Monaten ab Zugang der Abrechnung beim Vermietenden eingehen. Das Ganze per Einschreiben zu schicken, macht im Streitfall den Nachweis leichter. Für formelle Fehler, wie z.B. ein fehlerhafter Abrechnungszeitraum, gibt es keine Frist.

Checkliste

Kosten und Regelungen auf einen Blick

In dieser 13 Punkte-Checkliste finden Sie alle genannten Faktoren nochmals im Überblick, jeweils verlinkt zu den Erläuterungen im Ratgeber. Für eine korrekte Betriebskostenabrechnung für alle Beteiligten.



Checkliste Betriebskostenabrechnung: Prüfen Sie selbst.

Anhand dieser Checkliste können Mieter:innen wie auch Vermieter:innen prüfen, ob die Betriebskostenabrechnung korrekt erstellt wurde. Gehen Sie dazu einfach die 13 Fragen durch:

Betriebskostenprüfung

Mietnebenkostenprüfung

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Fazit

Wohnen und wohnen lassen - Nebenkosten inklusive

Dieser Ratgeber zeigt alle Details auf, die es bei der Abrechnung der Mietnebenkosten zu beachten gibt – und verdeutlicht damit auch, wie komplex diese ist. Es ist an der Tagesordnung, dass hier Fehler passieren. Eine regelmäßige Prüfung ist daher ratsam, auch für ein langfristig gutes Verhältnis zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen.